DETAIL PENCAPAIAN

Pembuatan Sistem Informasi Himpunan Mahasiswa Teknologi Informasi (HMTI) Berbasis Website Versi 1.0

Pendahuluan

Dalam era digital saat ini, sistem informasi berbasis website menjadi kebutuhan mendesak bagi organisasi untuk mengelola data dan informasi dengan lebih efektif. Himpunan Mahasiswa Teknologi Informasi (HMTI) Institut Teknologi dan Bisnis Banten (IB) memahami pentingnya transformasi digital dalam organisasi, sehingga pada bulan April 2024, HMTI IB dengan bangga meluncurkan Sistem Informasi HMTI berbasis website versi 1.0.

Sistem ini dikembangkan secara mandiri oleh anggota HMTI IB yang tergabung dalam divisi Pengembangan Minat Bakat (PMB), dengan Ketua Tim Proyek Aang Baejuri. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk meningkatkan efisiensi administrasi internal, mempercepat penyebaran informasi, serta mempermudah komunikasi antaranggota dan pengurus.

Latar Belakang Pembuatan Sistem

Sebelum adanya sistem informasi ini, pengelolaan data anggota, kegiatan organisasi, dan dokumentasi program kerja masih dilakukan secara manual melalui dokumen fisik dan aplikasi chat. Hal ini seringkali menyebabkan keterlambatan dalam penyebaran informasi, ketidakteraturan dalam pengarsipan data, serta kesulitan dalam pemantauan aktivitas organisasi.

Melihat tantangan ini, tim PMB HMTI IB mengambil inisiatif untuk membangun sistem informasi berbasis website yang mampu menyajikan berbagai fitur esensial untuk menunjang kegiatan organisasi. Dengan adanya sistem ini, diharapkan setiap anggota dapat lebih mudah mengakses informasi dan terlibat aktif dalam kegiatan organisasi.

Proses Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem ini dilakukan dalam beberapa tahap, yakni:

1. Analisis Kebutuhan: Tim melakukan survei dan wawancara dengan pengurus dan anggota HMTI IB untuk memahami kebutuhan utama yang harus diakomodasi oleh sistem.
2. Perancangan Sistem: Setelah mendapatkan kebutuhan utama, tim mulai merancang struktur sistem, termasuk desain database, arsitektur website, serta antarmuka pengguna (UI/UX) yang ramah dan mudah digunakan.
3. Pengembangan dan Pengujian: Pembuatan sistem dilakukan dengan menggunakan framework dan teknologi terkini untuk memastikan performa yang optimal. Setelah itu, sistem diuji secara internal untuk mengidentifikasi bug dan memastikan fitur berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Peluncuran dan Evaluasi: Setelah tahap pengujian selesai, sistem diluncurkan secara resmi pada April 2024. Feedback dari pengguna awal dikumpulkan untuk pengembangan lebih lanjut di versi mendatang.

Fitur Unggulan Sistem Informasi HMTI IB Versi 1.0

Sistem informasi ini hadir dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mendukung kebutuhan operasional organisasi, antara lain:

1. Dashboard Administrasi – Mempermudah pengurus dalam mengelola data anggota, dokumentasi kegiatan, dan pengarsipan surat-menyurat.
2. Profil Anggota – Setiap anggota memiliki akun pribadi dengan data diri dan riwayat kegiatan yang bisa diperbarui secara mandiri.
3. Dokumentasi Kegiatan – Fitur ini memungkinkan pengarsipan dokumentasi kegiatan dalam bentuk teks, gambar, maupun video.
4. Forum Diskusi – Wadah interaksi antar anggota untuk bertukar ide, berdiskusi, dan berkolaborasi dalam berbagai program kerja.

Tantangan dalam Pengembangan

Pengembangan sistem ini tidak lepas dari berbagai tantangan yang dihadapi tim. Beberapa kendala yang ditemui meliputi:

1. Keterbatasan Sumber Daya – Sebagai proyek yang dikerjakan secara mandiri oleh mahasiswa, keterbatasan waktu dan tenaga kerja menjadi tantangan utama. Namun, dengan semangat kolaborasi, tim berhasil menyelesaikan proyek ini tepat waktu.
2. Integrasi Data Lama – Proses migrasi data anggota dan dokumentasi dari sistem manual ke sistem baru membutuhkan ketelitian ekstra agar tidak ada informasi yang hilang.
3. Pengujian dan Debugging – Untuk memastikan sistem berjalan tanpa kendala, tim melakukan serangkaian pengujian dan debugging yang cukup memakan waktu.

Meskipun demikian, semua tantangan ini dapat diatasi berkat kerja keras, dedikasi, dan komitmen tinggi dari seluruh anggota tim.

Dampak dan Manfaat Sistem

Setelah peluncuran resmi, sistem informasi HMTI IB versi 1.0 telah memberikan berbagai manfaat, antara lain:

1. Efisiensi Administrasi – Proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat berkat digitalisasi data.
2. Kemudahan Akses Informasi – Anggota dapat dengan mudah mendapatkan informasi terkait kegiatan dan pengumuman.
3. Peningkatan Partisipasi – Dengan adanya sistem pendaftaran kegiatan secara online dan forum diskusi, anggota menjadi lebih aktif dalam berkontribusi.
4. Dokumentasi yang Terstruktur – Semua data dan dokumentasi kegiatan tersimpan dengan rapi dan mudah diakses kapan saja.

Peluncuran Sistem Informasi HMTI IB versi 1.0 merupakan pencapaian besar dalam upaya digitalisasi organisasi. Dengan adanya sistem ini, berbagai aspek operasional dalam himpunan dapat berjalan lebih efisien, transparan, dan terstruktur. Keberhasilan proyek ini tidak lepas dari kerja keras tim PMB HMTI IB, khususnya di bawah kepemimpinan Aang Baejuri sebagai Ketua Tim Proyek.

Sebagai langkah ke depan, tim akan terus melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem untuk menghadirkan fitur yang lebih inovatif. Harapannya, sistem ini dapat menjadi model bagi himpunan mahasiswa lainnya dalam menerapkan teknologi informasi untuk kemajuan organisasi.

Peluncuran ini hanyalah awal dari perjalanan panjang dalam transformasi digital HMTI IB. Dengan semangat kolaborasi dan inovasi, kita semua dapat membawa organisasi ke level yang lebih tinggi. Mari kita bersama-sama memanfaatkan sistem ini sebaik mungkin demi kemajuan HMTI IB.